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Anlageninventur mit MDE und SAP®- INTEGRATION bei der Vaillant Deutschland Gmbh & Co. KG


Vaillant
Das Produktportfolio reicht von effizienten Heizgeräten auf Basis herkömmlicher Energieträger bis hin zu Systemlösungen zur Nutzung regenerativer Energien. Im Geschäftsjahr 2014 erzielte das Unternehmen, das sich seit seiner Gründung 1874 in Familienbesitz befindet, mit mehr als 12.000 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 2,3 Mrd Euro.

Herausforderungen

Coko Werke
Coko Werke
Coko Werke
Coko Werke
Coko Werke
Coko Werke

 

Nutzen

Coko Werke Weniger Verwaltungsaufwand

Coko Werke Benutzerfreundliche Handhabung

Coko Werke Verbesserter Informationsstand und Transparenz über alle AV-Güter

Coko Werke Stabile und einfache Anwendung in SAP®

Coko Werke Qualitätsverbesserung durch Digitalisierung

Transparente Inventarisierung von Anlagengütern

Die Vaillant Group schafft effiziente Prozesse mit MDEs von Zebra und SAP
®-Integration
von OPAL


Eine Inventur ist für alle kaufmännischen Unternehmen pflichtgemäß nach dem Handelsgesetzbuch (HGB § 240) alle drei Jahre durchzuführen. Dazu müssen alle Vermögensgegenstände genau verzeichnet und der Wert sowie mögliche Schulden angegeben werden. Je nach Größe des Unternehmens kann die Aufnahme des gesamten Anlagevermögens (AV) sehr arbeitsintensiv sein
und enorme Zeit der beteiligten Mitarbeiter beanspruchen. Eine weitere Hürde stellt die in vielen Unternehmen manuelle Erfassung der Güter dar, denn durch simple Papierlisten schleichen sich schnell Fehler ein. Eine Garantie für eine komplette Bestandsaufnahme kann somit nie gegeben werden. Um den eigenen Inventurprozess zeitlich zu optimieren und die Gütererfassung eindeutig zu quittieren, entschied sich die Vaillant Group, ein Anbieter von Heizsystemen, im Jahr 2013 auf ein modernes und digitales System umzurüsten und beauftragte dafür den AutoID-Spezialisten OPAL.
Die Lösung wurde wie folgt implementiert: Das OPAL SAP® Add-on OPL09 zur Abbildung des Inventurprozesses, robuste MDEs von Zebra zur Erfassung von Datamatrix-Codes, kompakte Drucker der Serie OPI05 von Zebra sowie die Software OPAL Sync zur Übertragung der MDE-Daten ins SAP®. „OPAL hat unsere Anforderungen und Wünsche hervorragend umgesetzt und steht uns weiterhin beratend zur Seite. Wir haben durch das neue System weniger Verwaltungsaufwand sowie eine stark verbesserte Transparenz über alle Güter“, so das erste Fazit vom verantwortlichen Projektmanager
bei der Vaillant Group. Die Erstinventarisierung für das erste Produktionswerk mit dem OPAL-System ist zurzeit noch im operativen Prozess und ist zum aktuellen Stand im September 2015 zu 95 Prozent abgeschlossen.

VaillantManuelle Inventarisierung obsolet

Die Inventarisierung erfolgte bei der Vaillant Group bis zum Jahr 2013 manuell auf Papierlisten durch dafür bestimmte Mitarbeiter. Der Prozess verlief dabei in folgenden Phasen:Mit dieser Liste lief anschließend der Mitarbeiter /Kostenstellenverantwortliche durch das Werk und hakte die einzelnen Gegenstände ab bzw. vermerkte fehlende Güter. Die Gegenstände waren mit Papierschildern versehen, die mit einer gedruckten Inventarnummer versehen wurden.
Eine elektronische Erfassung war nicht möglich.
Die Ergebnisliste wurde anschließend wieder manuell in das System eingegeben und die Differenzen ermittelt.

Transparenz über alle Güter gewünscht

„Hier ergab sich schon das erste Problem, denn im Prinzip gab es keinen verlässlichen Nachweis, ob das jeweilige Gut vorhanden war oder nicht. Es fehlte eine 100-prozentige elektronische Quittierung“, so der Projektmanager. Zudem sorgten die verwendeten Papierlabels bei einigen Anlagengütern für Probleme. Denn speziell im Industriebereich müssen beispielsweise Industriewerkzeuge mit chemischen und anderen starken Mitteln gereinigt werden, wodurch die Papierschilder oft beschädigt wurden.
Auch hier war eine robuste bzw. industriebeständige Lösung gefordert, um entsprechende Produkte
zu kennzeichnen. „Das alte System der Inventarisierung war einfach obsolet, sodass wir auf ein modernes System umsatteln wollten, das uns mehr Transparenz und Verlässlichkeit verschafft“, so
der Projektmanager weiter.

 

Für das neue System wünschte sich die Vaillant Group eine komplette Integration des Inventurprozesses in SAP. Gemäß des KISS-Prinzips (Keep it simple and stupid) war daher eine Schnittstellenlösung zum SAP nicht gewünscht. Zudem sollte der Gütererfassungsprozess nicht mehr händisch, sondern digital mit Handhelds erfolgen. Zur eindeutigen Erfassung sollten alle Labels daher zusätzlich zur Klarschrift einen Datamatrix-Code enthalten. Das Labelling der Anlagengüter sollte im Rahmen stark beanspruchter Geräte zudem auf robuster Basis erfolgen: Metall-Etiketten wurden unabdingbar. Ziel war es, den Prozess der Inventarisierung transparenter zu machen und eine saubere Übertragung der AV-Stammdaten ins SAP zu ermöglichen. Dazu wünschte sich die Vaillant Group Sicherheit und Verlässlichkeit im Scanprozess durch eindeutige Erfassung jedes Gegenstandes.
Eine zeitliche optimierte Gesamterfassung aller Gegenstände war obligatorisch.

Starker Partner gesucht
Für das Gesamtpaket, bestehend aus Soft- und Hardware inklusive Einweisung in das neue System, wurde nach Aufnahme aller Zielsetzungen nach einem passenden Partner gesucht. Nach intensiver Recherche und Auswahlverfahren wurde man auf
den AutoID-Experten OPAL aufmerksam und ein Treffen arrangiert. Im ersten Meeting wurde die Ziele und Anforderungen, sowohl auf technischer als auch auf Benutzerseite, definiert und ein Zeitrahmen festgelegt. Dieser sah eine dreimonatige Pilotphase vor, die von OPAL begleitet wurde.

Vaillant 


Inventarnummer in Verbindung mit Datamatrix

Für die Kennzeichnung der großen Industriewerkzeuge, wie beispielsweise große Stanzen und Presswerkzeuge, sollten ab sofort metallische Labels zum Einsatz kommen. „Wir benötigen diese metallischen Schilder aufgrund unserer Industrieproduktion, welche tagtäglich chemischen Reinigungsprozessen, starker Verschmutzung durch Öl als auch extremen Temperaturen von 100
bis 200 Grad Celsius ausgesetzt ist. Eine sichere Auszeichnung ist hier unabdingbar“,
so der Vaillant Group Projektmanager. Bei der Auswahl der robusten Labels wurden daher folgende Ziele gesetzt: Das Material musste den extremen Industrieumgebungen standhalten, elektronisch auslesbar sein, alle notwendigen Inventardaten der Vaillant Group beinhalten und bestandssicher anzubringen sein. In einem Testzeitraum von Januar 2014 bis Juni 2015 wurden in den Umgebungen Sheet Metal-, Plastic- und Aluminium-Production Tools verschiedene Label-Materialien getestet. Als Testsieger gingen ein VA Stahlschild mit Laseraufdruckverfahren sowie ein Aluminium-Schild mit Thermodruckverfahren hervor. OPAL unterstützte aktiv die gesamte Testphase als Lieferant und externer Spezialist. Final wurden folgende Label ausgewählt und sind heute bei der Vaillant Group
in den internen Prozessen im Gebrauch:
Ein PET-Standardschild für den Büro- und Industriebereich, ein Aluminium-Label im Bereich der
Sheet-Metal-Production und ein VA-Stahl-Label für Güter im Plastik-Guss-Verfahren, die extremen chemischen Prozessen ausgesetzt sind. Auf den Etiketten wird die SAP-Inventarnummer hinterlegt,
die einen Abgleich zwischen der Inventarliste und dem Ist-Zustand darstellt. Diese Nummer wird zusätzlich als Datamatrix-Code dargestellt. „Der Einsatz der RFID-Technologie gegenüber den verwendeten Labels wäre ebenfalls denkbar, jedoch aktuell nicht zu empfehlen, da die Anschaffung der Tags und spezieller Handhelds um ein Vielfaches kostenintensiver ausfallen würde. Da zudem in starkmetallischem Umfeld gearbeitet wird, ist die Funkkraft der RFID-Tags eingeschränkt, sodass von der Technologie zurzeit Abstand genommen wird“, erklärt der OPAL Key Account Manager.

 

Pilot startete im Oktober 2013

Für das Pilotprojekt wurde der Hauptstandort der Vaillant Group in Remscheid gewählt. Begonnen wurde im Oktober 2013. Insgesamt wurden vier MDEs von Zebra bestellt. Der Prozessplan sah vor, dass die rund 4.000 Anlagengüter des Werkes, die für Produktionszwecke dienen, eingescannt werden sollten. „Unter die Güter fallen Maschinen, Gabelstapler, Ameisen sowie Werkzeuge wie z.B. Industrieschrauber. Geringfüge Wirtschaftsgüter wurden von dem Projekt ausgeschlossen“, erklärt der Projektmanager.

 

Einheitliches Label-Layout
Für die Umstellung auf die neue Lösung wurde im ersten Schritt die Definition eines einheitlichen Label-Layouts vorgenommen. Denn die Anlagengüter der Vaillant Group differieren in ihrer Größe enorm – vom kleinen Industrieschrauber bis zur großen Maschine. „Wir mussten also zusätzlich zu einem großen Label ein kleines Label mit den wesentlichen Informationen entwerfen, welches zudem auch im Drucker erstellbar ist“, erklärt der Vaillant Group Projektmanager. Mit OPAL wurde zudem auch das Druckpapier festgelegt, das robust sein musste und schließlich mit Laminatschutz ausgewählt wurde.

 


Stationärer Datenabgleich

Der Prozess verlief seit Oktober in folgenden Schritten: Der Anlagenbestand für den jeweiligen Mitarbeiter wird auf das MDE geladen. Hier entschied sich die Vaillant Group für eine stationäre Lösung, indem das MDE über eine Docking-Station angeschlossen wird. „Neben der stationären Lösung wäre auch eine WLAN-Lösung möglich gewesen, in dem nach einem Scanvorgang die Daten drahtlos ans SAP zurückgespielt werden könnten. Dies haben wir für mögliche Folgeprojekte vorgesehen“, so der OPAL Key Account Manager. Im nächsten Schritt öffnet sich das OPAL Sync, fährt einen Abgleich mit dem SAP-System und lädt die gewünschte Bestandsliste auf das Handheld. Der Benutzer meldet sich selbst im Gerät an, geht anschließend mit dem MDE in sein jeweiliges Buchungsgebiet, um die jeweiligen Güter einzuscannen. Jeder Scan wird mit einem Zeitstempel versehen und pro erfasstes Gut zählt die Liste die Gegenstände herunter bis auf Null. Sobald alle Güter erfasst sind und der Zähler „0“ anzeigt, bringt der Mitarbeiter das Gerät zurück zur Anlagenbuchhaltung, steckt das Gerät wieder in die Docking-Station, wodurch ein erneuter Abgleich mit dem SAP-System gefahren wird. Fehlende Gegenstände oder neu hinzugekommene werden danach entsprechend bearbeitet.

 


Permanente Inventur in Planung

„Dank der Expertise von OPAL verfügen wir nun über ein 'lebendes System', in das wir Änderungen direkt mit einfließen lassen können, um dann zu einem speziellen Zeitpunkt einen vollständigen Inventarbestand zu haben“, so der Vaillant Group Projektmanager. Nachdem die Erstinventarisierung abgeschlossen ist, sieht der Vaillant Group Projektmanager für zukünftige Inventarisierungsprozesse stark reduzierte Such- und Findungszeiten, sodass der gesamte Prozess weniger zeitintensiv wird. Aktuell arbeitet die Vaillant Group mit OPAL an der Idee einer permanenten Inventur. „Wir planen,
dass ein Mitarbeiter mit einem leeren Gerät, quasi einem Datensammler, im Werk während Leerlaufzeiten Assets scannt und diese drahtlos an das SAP zurückmeldet. Diese Scanvorgänge würden also permanent erfolgen, wodurch man für die kommende Inventuranforderung bereits vorbereitet ist und möglicherweise sein „Soll schon erledigt hat“, so der Projektleiter.

 

Zusätzlich ist geplant, die Erfassung der AV-Güter in Vertriebsbüros und bei externen Lieferanten durchzuführen. „Hintergrund sind die extrem wertvollen Güter oder Werkzeuge, die bei unseren Partnern stehen. Beispielsweise müssen wir im Falle einer Insolvenz eines unserer Partner wissen, dass sich bei ihm noch wertvolle Güter befinden. Oder falls unser Partner umzieht und unsere Güter mitnimmt, müssen wir auch hier den Bestand kennen. Daher arbeiten wir zurzeit mit OPAL daran auch diese externen Güter zu erfassen“, so der Vaillant Projektmanager. Zukünftig sei auch geplant das OPAL-System auf alle deutschen Werke auszuweiten, sodass die Erfassung von rund 10.000 Anlagengütern erfolgen kann.

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